Gastos profesionales, ¿dónde se producen las ineficiencias?

La eficiencia en la gestión de los gastos de empresa es una de las asignaturas pendientes de muchas organizaciones, que causa gran descontento además de pérdidas millonarias según el tamaño de la empresa.

Principales ineficiencias en la gestión de gastos de empresa

A partir de nuestros estudios, hemos identificado las dos grandes áreas en las que se producen las principales ineficiencias en la gestión de los gastos de empresa  y que originan importantes pérdidas de dinero a las organizaciones.

La ausencia de política de gastos estructuradas

Se trata de la ausencia de políticas de gastos estructuradas y la no recuperación del IVA de la mayoría de los pequeños gastos, dos aspectos que las empresas pueden solventar mediante una gestión más eficiente. En cuanto a las cuestiones relacionadas con la política de gastos, según un estudio propio realizado entre 2.000 empleados de empresas españolas, el 14 % de los empleados no conoce la política de gastos de sus empresas, mientras que 1 de cada 5 menciona que sus gastos han sido cuestionados por un superior e incluso no se los han validado, cifras envueltas en un contexto en el que se comprueba que el 20 % de los gastos no respeta las políticas internas.

En el día a día aparecen seis grandes prácticas que conllevan confusión en esta área, como son:

  • La falta de justificante o los datos concretos del gasto
  • Superar el importe de gasto autorizado
  • Realizar comidas de empresas desproporcionadas por cantidad o por coste
  • Usar el móvil de empresa para fines personales
  • Utilizar gasolina fuera del ámbito profesional
  • Tener un kilometraje que no se corresponde con el real

Desviación de costes

Los desvíos, aunque difíciles de cuantificar, suponen a las organizaciones un volumen a tener en cuenta, considerando que el 39 % de los empleados incurren mensualmente en gastos profesionales y que el gasto de empresa por empleado se eleva a 4.000 euros anuales. Detrás de estas realidades muy a menudo está el desconocimiento, mientras que en otras se puede hablar de relajamiento con las normas, que a veces se desconocen. De hecho, este control supone muchas veces un procedimiento tedioso y poco eficiente si se considera que el 76 % del control de los gastos se realiza a posteriori y manualmente.

A estos desvíos involuntarios o voluntarios hay que sumar pérdidas de más de 1.000 millones de euros de IVA deducible por no recuperar facturas de los tiques de uso común en restaurantes, taxis y aparcamientos. En esta línea, el gasto medio anual de un empleado genera un IVA en torno a los 200 euros entre restaurantes, aparcamientos y taxis, que mínimamente se recupera ante la dificultad para conseguir facturas.

La situación conlleva que la insatisfacción de los directivos financieros españoles con la gestión de gastos se eleve hasta un 65,4 %, frente al 57 % de los europeos, según la investigación realizada por Numsight para Sodexo entre altos directivos con responsabilidad en finanzas de 522 grandes empresas con más de 500 empleados. La insatisfacción de las pymes, también analizada, solo es un punto inferior, con un 64 %, frente a las grandes.

Soluciones para el control de gastos de empresa

Precisamente la labor de investigación nos ha confirmado de manera cuantitativa hasta dónde el descontrol, y por tanto la ineficacia e insatisfacción, alcanzaba a los departamentos financieros en España y en Europa.

Fruto de esta labor fue la creación de la Tarjeta Business Pass y de la app Sodexo ES, servicios que facilitan la vida de los departamentos financieros incluyendo el control previo y la recuperación automática del IVA, así como la de los empleados, que pueden gestionar desde el móvil todos los servicios de su tarjeta. Muy en síntesis, con la tarjeta se parametriza el perfil de cada persona, especificando cuándo, dónde y cómo utilizarla, y el interesado puede verlo y gestionarlo a través de su app en el móvil. Por ejemplo, restaurantes de lunes a viernes, entre las dos y las cinco, por un importe máximo de 22 euros.

 

SABER MÁS SOBRE BUSINESS PASS

 

Pero esta solución es incompleta si la organización no crea una política de gastos profesionales resultado de las necesidades de la empresa y sustentada en la realidad de cada colectivo según las actividades que realiza. Paralelamente, toda política de gastos ha de implementar un control de desvíos a priori y a posteriori, algo que hoy a través de la correcta integración de sistemas de gestión de gastos es más fácil y elimina el descontrol y el tiempo que en el pasado requería, y que tantas veces no era posible. Hoy tener una buena gestión de los gastos de empresa, con el ahorro que implica, es sencillo, claro está, si tenemos las herramientas adecuadas.

5 consejos para que la política de gastos de tu empresa sea efectiva

Blog

01.12.2017

5 consejos para que la política de gastos de tu empresa sea efectiva

La gestión de los gastos corporativos a menudo resta mucho tiempo y energía a empresas de cualquier tamaño. Tener una política de gastos bien diseñada puede ayudar a optimizar este proceso y además generará ahorros. Ten en cuenta los siguientes consejos a la hora de diseñarla: Consejos para diseñar la política de gastos corporativos   Recuerda que el proceso de gastos tiene que ser sencillo e intuitivo. No debe exigir…

Your browser is out-of-date!

Update your browser to view this website correctly. Update my browser now

×